Размещение вакансий и обработка откликов, скрининг соискателей и отсев нерелевантных резюме, назначение интервью и присутствие на нем, первичная адаптация, сопровождение рабочих процессов (больничные, отпуска, премии), увольнение и оффбординг — ежедневная рутина HR-специалиста / кадровика / эйчара / менеджера по персоналу / внутрикома / рекрутера / специалиста по кадрам и оплате труда.
Часть задач повторяется. Правда, все зависит от ниши компании и поставленных процессов:
- Массовый найм — задачи эйчара связаны с размещением вакансий, поиском соискателей и обеспечением их максимальной «доходимости» с этапа резюме до этапа трудоустройства. К примеру, в торговых сетях, строительных компаниях, общепите на одного эйчара приходится по 100 вакансий линейного персонала: грузчики, продавцы, комплектовщики, водители, уборщики.
Поиск уникальных кадров на рынке с редкими компетенциями или сложной специализацией. В данном случае вакансий у HR-специалиста может быть немного, но поиск и срок закрытия усложняется из-за требований к навыкам соискателя. В данном случае фокус на отсев и на доходимость кандидата до следующих этапов рекрутинга: тестовое, созвон, собеседование с тимлидом, собеседование с командой.
Как работает и что может HR бот
Для HR чат бот в Telegram, Viber, Vkontakte или других мессенджерах — способ автоматизировать рутинные процессы на всех этапах ведения позиции в компании:
- чат бот для рекрутинга — размещение вакансии, сбор откликов, анализ и отсев, обратная связь, приглашение на первичное интервью, выдача тестового;
- чат бот для адаптации персонала и онбординга — инструкции, ответы на вопросы, знакомство с компанией и командой, ведение испытательного срока и другие;
- чат бот для сотрудников — оптимизация внутренних процессов в компании: отпуска, больничные, повышение квалификации (грейда), поддержка при выгорании, зарплаты, премии, обсуждение внутрикорпоративных активностей, командировки, возмещение расходов, компенсации за износ оборудования, опросы;
- чат бот для увольнения и оффбординга — подготовка проекта и команды к уходу специалиста, компенсации и выходные пособия, сбор отзывов и обратной связи, а также многие другие.
Часть процессов эйчар ведет самостоятельно (к примеру, размещение вакансий и первичный скоринг кандидатов). Для других необходимо привлечение дополнительных ресурсов: бухгалтер нужен для уточнения отпускных по конкретному сотруднику, руководитель отдела (продукт-менеджер) — для согласования вопроса карьерного роста.
Для специалистов в области HR Телеграмм бот — способ автоматизировать любые рутинные процессы. На рынке доступны готовые решения и конструкторы, но под специфические задачи они не всегда подходят: к примеру, это только боты-рассыльщики или боты-напоминальщики, а нужна дополнительная функциональность. Более того: они интегрированы с программами, которые заблокированы и не работают в России: Zoom, Slack, Microsoft Teams, Jira. Поэтому часто возникает вопрос, как разработать чат бота для рекрутинга и ведения кадров в компании.
Мы в ChatLabs поможем реализовать любой сценарий для чат бота вакансии удаленно. В одном решении можно объединить функциональность нескольких chat bots: рассыльщики, собиральщики базы, онбордеры. Помогаем создать роботов для массового найма или точечного подбора персонала. Более подробно о том, каким может быть чат-бот для сотрудников, можно узнать на странице «Решения».
Каким может быть HR чат бот и какие интеграции необходимы?
Решения для автоматизации работы с персоналом в крупных компаниях или небольших организациях могут отличаться в зависимости от ряда факторов:
- сеть или мессенджер — можно заказать персонал чат бот для Вконтакте, Телеграма, Вибера;
- функции — чат бот для HR процессов может содержать игры (крокодил, Мафия), опции рассыльщика анкет, сборщика отзывов, напоминальщика о созвонах;
- интеграции — в зависимости от задачи могут потребоваться доступы к CRM-системам, порталам поиска работы и размещения вакансий, дополнительным мессенджерам (Telegram, Viber, Web-chat, VK);
- цели — подбор персонала на аутсорсинге / аутстаффинге или внутри компании инхаус (в какой CRM вести кандидатов, использовать ли специализированные HR-инструменты вроде E-staff, WebHR, Cangaroo, Hurma System, Skillaz);
этап работы эйчара — подбор персонала, онбординг сотрудника на испытательный срок, работа в команде, увольнение и оффбординг.
Чат бот подбор персонала: как автоматизировать массовый и точечный найм HR
Вне зависимости от размера компании и специфики работы существует так называемая «воронка найма». Как правило, эйчару нужно тратить 15–20 минут на кандидата: получить и проанализировать отклик, ответить на вопросы, отправить тестовое, снова ответить на вопросы, принять тестовое, дать обратную связь. Давайте посмотрим, как чат-боты помогают на каждом из этапов воронки найма и как их использовать.
| Этап воронки найма | Что может сделать чат-бот HR | Какие инструменты используются |
| Холодный поиск | Взаимодействие на этапе первого контакта — знакомство соискателя с вакансией. Ответы на вопросы по позиции: зарплата, режим работы, регион, обязанности и многое другое. | Авито Работа, HeadHunter (hh ru), Работа.ру, баннеры с QR-кодами в Телеграм или на сайты вакансий, наружная реклама, мессенджеры, рассылки, базы в Excel. Могут использовать сервисы кросспостинга вакансий — jcat, Jobers, Jobcart. Можно отдельно создать чат бота вакансии. |
| Получение резюме и первичный скрининг | Чат-бот для рекрутинга собирает информацию о соискателе (в том числе для краткого резюме и автоматического отсева нерелевантных кандидатов), получает резюме, проверяет ожидания соискателей и нанимателя, передает результат специалисту по рекрутингу | Telegram, Viber, Web-chat, VK; внутренние CRM-системы и таск-менеджеры компаний (SendPulse, Neaktor, EnvyCRM, Bitrix24, Zendesk Sell, Pipedrive, Fillin); ATS (CRM для HR, applicant tracking system) — автоматизация рекрутинга через Potok, СберПодбор, СБИС Управление персоналом, E-Staff, FriendWork, Хантфлоу, Talantix и другие) |
| Отправка тестового | Сценарий и последовательность HR бота можно заложить таким образом, чтобы робот отправлял тестовые и отвечал на типовые вопросы по ним: когда сдать, как выполнять, в каком форме предоставить результат и так далее | CRM-системы, мессенджеры и социальные сети, ATS (CRM для HR, applicant tracking system) |
| Получение тестового, передача проверяющему, фидбэк соискателю | HR чат бот может делать эту рутину за специалиста по кадрам: принять тестовое, направить ответственному сотруднику, получить от него ответ да / нет, отправить обратную связь соискателю | Мессенджеры, внутрикорпоративные CRM-системы и таск-менеджеры (Todoist, ЛидерТаск, WEEEK, GanttPRO, Yandex Tracker, Trello, Wrike, 8. Asana, Flowlu, Infinity, Basecamp) |
| Созвон для первичного скрининга кандидата (скрининг-кол) | Голосовые боты, созданные с использованием технологий распознавания и синтеза речи или IVR (интерактивные голосовые меню), могут прозванивать кандидатов с целью первичного скрининга. В Сценарий бота для рекрутинга можно заложить вопросы о квалификации, зарплатных ожиданиях, мест проживания и многие другие. | Массовый прозвон кандидатов для найма может с использованием Infobot, Zvonobot, Votbox, Бродкастер, АТС Sipuni, OKtell, Smartcalls, ЗвоноПёс или аналогичные |
| Собеседование с командой или тимлидом | Чат бот для HR процессов может назначить встречу, получить апрув со стороны ответственного сотрудника, внести запись в календарь, напомнить о созвоне кандидату и / или команде | CRM-системы, корпоративные мессенджеры (eXpress, Dialog Samoware / CommuniGate, Mango Talker, Tada.team, VK Teams), сервисы видеоконференций (Линк Встречи / Webinar Meetings, Jitsi, Pruffme, Videomost, Телемост, SberJazz, TrueConf или аналогичные |
Чат-боты помогут найти персонал для любых форматов трудоустройства: на договор подряда, на трудовой контракт, на условиях самозанятости. Роботы Телеграм, Вайбер, Вконтакте подходят для массового найма линейного персонала или для точечного пока сотрудников. Естественно, боты в ТГ не заменяют работу эйчаров и кадровиков, но при этом здорово ее оптимизируют. На этом функциональность ботов не заканчивается.
Чат бот для адаптации: что может онбординг бот
Онбординг (от англ. on board) — процесс адаптации нового сотрудника, принявшего оффер и вышедшего на работу. На этой стадии работы эйчар сталкивается с рутинными действиями: показать, рассказать, скинуть материалы.
Чат бот для адаптации сотрудников поможет специалист по кадрам сэкономить время на любом этапе онбординга:
- пребординг;
- первый рабочий день;
- первые 2 недели;
- с 3 недели и до конца испытательного срока (как правило, «испыт» длится 3 месяца, но зависит от компании).
В таблице ниже разберем чат бот онбординг: как робот в Телеграмме / Вайбере / Вконтакте способен сэкономить ресурсы HR-специалиста.
| Этап онбординга (адаптации) | Для чего нужен чат-бот | Что делают эйчары и как им помогают чат-боты |
| Пребординг (с момента принятия оффера и до первого рабочего дня) | Наладить коммуникацию, установить доверительные отношения | Чат-боты могут разгрузить специалиста по кадрам: ответить на типичные вопросы кандидата;отправить и получить анкеты для сбора персональных данных;напомнить команде о выходе нового сотрудника;формировать и отслеживать план адаптации и так далее. Часть работ (например, подготовка welcome-пакета, звонки по инициативе кандидата) выполняет специалист по HR. |
| Онбординг в первый рабочий день | День «Х» для сотрудника, команды и HR. Нужно показать рабочее место, познакомить с командой, документально оформить на работу, познакомить с корпоративным порталом, выдать доступы, передать команде. | Чат бот для адаптации новых сотрудников может рассылать инструкции и напоминания, собирать данные и формировать на их основе краткие анкеты для корпоративного портала, открывать доступ к базе знаний, проводить обязательные инструктажи по безопасности, направлять уведомления в бухгалтерию и т.д. |
| Онбординг сотрудника первые 2 недели | На этом этапе адаптации специалисту по HR необходимо ознакомить нового сотрудника со внутренними процессами | Чат бот для новых сотрудников может: собирать анкеты и первые отзывы (обратную связь);назначать и согласовывать адаптационную встречу с HR-менеджером и руководителем;собирать первый фидбек коллег. |
| Онбординг до конца испытательного срока | Установочные или one-to-one встречи призваны сделать процесс адаптации сотрудника максимально комфортным | Чат бот для адаптации новых сотрудников в компании может: направлять сотрудника в базу знаний и отвечать на типовыми вопросы;собирать анкеты и первые отзывы (обратную связь);назначать и согласовывать адаптационные встречи с HR-менеджером;собирать первый фидбек коллег. |
Чтобы оценить эффективность онбординга нового сотрудника с использованием чат-ботов HR или без них, используют метрики. К примеру, это могут быть:
- средний срок выхода на полную продуктивность;
- индекс удовлетворённости (ESI);
- количество сотрудников, которые не прошли испытательный срок и так далее.
Ботов Телеграм, Вайбер, Вконтакте можно использовать и для того, чтобы геймифицировать процесс онбординга. Про игры в Телеграм (боты, HTML5 или Web Apps) мы рассказывали в отдельной инструкции. Не всегда нужно создавать сложную игру для адаптации новых сотрудников. К примеру, достаточно запустить интерактивную карту с отметками (офис, локация, сотрудники) и ответами на типовые вопросы: куда сходить на обед, к кому подойти для получения доступов, как трекать время во внутренние системы.
Чат боты в управлении персоналом: игры, обучение, базы знаний FAQ, планирование времени и ресурсов
HR бот для ежедневного использования менеджера по персоналу нужен, чтобы работать над:
- удержанием — программы мотивации (премии, бонусы), карьерный рост, взаимоотношения в коллектив, work-life balance;
- обучением и развитием — персональные и корпоративные курсы, система коучинга и наставничества;
- вовлечением — внутренние коммуникации, внутрикорпоративные мероприятия, опросы, анкеты и прочие инструменты;
- вознаграждением — рост заработной платы (ревизия и пересмотры), компенсации, дополнительные системы поощрений (материальные и нематериальные), корпоративные льготы, бенефиты;
- организационной эффективностью — использование технологий, анализ и оптимизация процессов / проектов;
- управлением эффективностью — оценка производительности, проверка уровня удовлетворенности, система менторства и так далее.
HR чат бот для сотрудников компании поможет автоматизировать часть рутинных повторяющихся действий. К примеру, робот поможет специалисту по кадрам:
- организовать квест, игру, внутренний тотализатор — к примеру, ежегодная викторина для сотрудников с выдачей призов, игра на запоминание лиц коллег;
- автоматизировать «бумажную работу» — справки, заявления на отпуск, больничные, выписки, командировки, отгулы;
- оповещать команду в пару кликов — внутренние новости, графики, рассылки новых вакансий;
- проводить анонимные и / или обычные опросы — проверить мнения сотрудников о нововведениях, организованных тренингах по методике Киркпатрика и так далее;
- автоматизировать часть ежедневной работы — бронь переговорок, заказ билетов и гостиниц, покупка канцелярии, вызов сотрудников для технического обслуживания оборудования и инженерных систем;
- создавать экстренные оповещения — госпроверка, сбой в работе АТС, ошибка сервера;
HR бот может иметь разную функциональность (не только Support-Bot как центр поддержки сотрудников):
- игра;
- анкета;
- база знаний;
- викторина;
- опросник;
- лотерея (лото);
- напоминальщик о днях рождения сотрудников;
- планировщик событий;
- комбинированный вариант
Обратную связь от сотрудников важно собирать и на этапе увольнения (для примера — бот HR employer с отзывами сотрудников о работе). Чтобы HR бот для управления и обучения персонала работал корректно, необходимы интеграции с CRM-системами, Google-календарем, Google-презентациями, Excel и другими. Могут потребоваться и другие в зависимости от особенностей компании и проектов (1С, электронный документооборот, платформы организации тренингов или прочие).
Как создать HR бота для сотрудников и компании
Зависит от задачи, специфики ситуации и других особенностей. К примеру, если работает аутсорсинге агентство по подбору персонала, акцент на автоматизацию процесса рекрутинга и доведения до собеседований. HR-специалисту инхаус важны инструменты работы с командой: опросы удовлетворенности, документооборот, онбординг и адаптация и многие другие.
Основные этапы разработки HR бота в Телеграм, Вконтакте, Вайбере:
- Продумать сценарии бота, типовые ситуации использования, задачи, необходимые системы для интеграции.
- Согласовать со специалистом возможность реализации функционала.
- Заказать разработку и настройку чат бота для отдела кадров.
- Получить результат, протестировать работоспособность.
Передаем результат работы и размещаем бота на вашем сервере. Оказываем техническую поддержку и осуществляем доработку функционала (по согласованию). Предлагаем создание роботов для ТГ, Вб, Вк под ключ: от проектирования логики и сценариев до доработки и техподдержки. Сроки разработки HR бота в Телеграм, Вконтакте, Вайбере — от 1 месяца. Для HR messenger цены на чат ботов уточняйте у специалиста.
